Ostatnia aktualizacja: 4. czerwca 2026 r., wersja 1.2.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Mirela Wąsowska „Soul Melody” ul. Stefana Batorego 21, 59-930 Pieńsk
NIP: 691-244-27-65
E-mail: biuro@soulmelody.pl
Strona: soulmelody.pl/portal
We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się ze mną pod adresem e-mail wskazanym powyżej.
Nie powołałam Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ponieważ nie mam takiego obowiązku. Kontakt w sprawach danych osobowych odbywa się bezpośrednio z administratorem.
2. Jakie dane zbieram i skąd pochodzą
2.1 Formularz kontaktowy
Gdy wysyłasz wiadomość przez formularz kontaktowy na stronie, przetwarzam dane, które samodzielnie podajesz:
- imię i nazwisko albo samo imię
- adres e-mail
- numer telefonu, jeśli go podasz
- treść wiadomości oraz inne informacje, które dobrowolnie zawrzesz w wiadomości
Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez podania danych kontaktowych mogę nie być w stanie odpowiedzieć na Twoje zapytanie.
2.2 Rezerwacja, kontakt przed usługą i obsługa klienta
Jeżeli umawiasz wizytę, korzystasz z usługi albo kontaktujesz się w sprawie terminu, mogę przetwarzać także:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe
- termin wizyty, rodzaj wybranej usługi oraz informacje organizacyjne
- historię kontaktu w sprawie usługi, reklamacji lub rozliczeń
- dane potrzebne do wystawienia faktury, jeśli o nią poprosisz
2.3 Ankieta lub wywiad przed usługą
Jeżeli na stronie, w portalu albo przed usługą wypełniasz ankietę, formularz zgody lub wywiad przed usługą, mogę przetwarzać dane niezbędne do bezpiecznego i prawidłowego jej wykonania, w szczególności:
- imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę urodzenia lub wiek
- informacje o samopoczuciu, dolegliwościach, przeciwwskazaniach, przebytych urazach, alergiach lub innych okolicznościach, które samodzielnie podasz
- oświadczenia i zgody związane z usługą
- notatki organizacyjne dotyczące przebiegu wizyty, jeśli są potrzebne do kontynuacji obsługi
Część informacji podawanych w ankiecie może stanowić dane dotyczące zdrowia, czyli szczególną kategorię danych osobowych. Takie dane przetwarzam wyłącznie wtedy, gdy zostały podane dobrowolnie i gdy jest to potrzebne do oceny możliwości wykonania usługi oraz dostosowania jej do Twojej sytuacji.
Jeżeli usługa dotyczy osoby niepełnoletniej, dane mogą zostać przekazane przez rodzica lub opiekuna prawnego.
2.4 Dane techniczne i logi serwera
Podczas każdej wizyty na stronie serwer automatycznie zapisuje podstawowe dane techniczne, takie jak:
- adres IP
- data i godzina wejścia na stronę
- adres odwiedzanej podstrony
- typ i wersja przeglądarki
- system operacyjny
- źródło wejścia na stronę, jeśli jest dostępne
Dane techniczne służą przede wszystkim do zapewnienia bezpieczeństwa strony, diagnostyki błędów, ochrony przed nadużyciami oraz prowadzenia podstawowych statystyk. Adres IP może w niektórych sytuacjach być daną osobową, dlatego traktuję go z należytą ostrożnością.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail lub telefon — jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy lub na żądanie osoby, której dane dotyczą |
| Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail lub telefon — w pozostałych przypadkach | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji |
| Umówienie wizyty, wykonanie usługi i obsługa klienta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem |
| Przetwarzanie informacji z ankiety lub wywiadu przed usługą, w tym informacji o dolegliwościach lub przeciwwskazaniach | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie usługi; w zakresie danych dotyczących zdrowia: art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą |
| Fakturowanie i obowiązki podatkowo-księgowe | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na administratorze |
| Analiza ruchu i zachowań użytkowników z użyciem Google Analytics, uruchamianego za pośrednictwem Google Tag Managera | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona przez akceptację ciasteczek analitycznych |
| Osadzone usługi Google działające w przeglądarce (mapa, tłumaczenie strony, czcionki) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prawidłowym i wygodnym działaniu strony |
| Prawidłowe działanie techniczne strony, bezpieczeństwo, obsługa sesji, zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na utrzymaniu i zabezpieczeniu strony |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora |
4. Pliki cookies
Strona korzysta z plików cookies, czyli małych plików tekstowych zapisywanych w Twojej przeglądarce. Cookies mogą być niezbędne do działania strony albo dobrowolne, np. analityczne.
4.1 Ciasteczka niezbędne
Ciasteczka niezbędne są potrzebne do podstawowego działania strony. Służą m.in. do zapamiętania decyzji w bannerze cookies, obsługi sesji, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego wyświetlania strony. Te pliki mogą być stosowane bez Twojej dodatkowej zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia usługi drogą elektroniczną.
4.2 Ciasteczka analityczne
Ciasteczka analityczne są używane tylko po wyrażeniu zgody. Pomagają mi sprawdzać, które podstrony są odwiedzane, skąd użytkownicy trafiają na stronę, ile czasu spędzają w serwisie i czy strona działa prawidłowo.
Do analityki używam Google Analytics 4. Skrypty są uruchamiane i zarządzane za pomocą Google Tag Managera, z wykorzystaniem wtyczki Google Site Kit. Google Analytics 4 stosuje domyślną anonimizację adresów IP — pełny adres IP nie jest przekazywany do Google.
Strona korzysta z mechanizmu zarządzania zgodą (tzw. Consent Mode). Przed wyrażeniem zgody narzędzia analityczne nie zapisują plików cookies, a do Google mogą być wysyłane wyłącznie anonimowe, zbiorcze sygnały, które nie identyfikują użytkownika. Pełny pomiar z użyciem plików cookies uruchamiany jest dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody.
Dostawcą tych usług jest Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności Google.
4.3 Wycofanie zgody i ustawienia przeglądarki
Możesz wycofać zgodę na ciasteczka analityczne w dowolnym momencie, klikając przycisk „Ustawienia COOKIES” dostępny w dolnej części strony albo zmieniając ustawienia swojej przeglądarki. Możesz też usunąć zapisane cookies lub zablokować je w ustawieniach przeglądarki.
Pamiętaj, że zablokowanie cookies niezbędnych może utrudnić lub uniemożliwić prawidłowe korzystanie ze strony.
5. Osadzone usługi Google na stronie
Na stronie korzystam z wybranych usług firmy Google LLC, które działają bezpośrednio w Twojej przeglądarce. W związku z ich działaniem Google może otrzymywać dane techniczne, w tym adres IP, dane przeglądarki oraz informacje o korzystaniu z danej funkcji. Dane te mogą być przetwarzane przez Google także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (zob. sekcja 7).
5.1 Google Maps — mapa na stronie
Na stronie może być osadzona mapa dostarczana przez usługę Google Maps. Podczas ładowania mapy Google może otrzymać informacje techniczne, takie jak adres IP, dane przeglądarki i informacje o korzystaniu z mapy. Podstawą prawną przetwarzania po mojej stronie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — mój prawnie uzasadniony interes polegający na ułatwieniu znalezienia lokalizacji salonu i kontaktu z firmą.
Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności Google oraz w Warunkach korzystania z Google Maps.
5.2 Google Translate — tłumaczenie strony
Na stronie działa funkcja tłumaczenia treści oparta na usłudze Google Translate. Po jej uruchomieniu Google może otrzymać informacje techniczne, w tym adres IP i dane przeglądarki, w celu przetłumaczenia wyświetlanej treści. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — mój prawnie uzasadniony interes polegający na udostępnieniu treści strony osobom posługującym się innymi językami.
5.3 Czcionki Google (Google Fonts)
Do prawidłowego wyświetlania strona korzysta z czcionek Google Fonts, które przy wczytywaniu strony pobierane są z serwerów Google. W związku z tym Google może otrzymać adres IP urządzenia oraz podstawowe dane techniczne. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — mój prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu spójnego i czytelnego wyglądu strony.
6. Komu mogę przekazywać dane
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają mi prowadzić działalność i stronę internetową. Są to w szczególności:
- hostingodawca — podmiot zapewniający serwer, pocztę e-mail, utrzymanie strony i logi techniczne
- dostawcy narzędzi IT — podmioty wspierające obsługę strony, formularzy, poczty i bezpieczeństwa
- Google LLC — w zakresie Google Analytics, Google Tag Managera, Google Maps, Google Translate oraz Google Fonts
- biuro rachunkowe lub dostawcy usług księgowych — jeśli dane są potrzebne do rozliczeń lub faktury
- organy publiczne — wyłącznie wtedy, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa
Nie sprzedaję Twoich danych. Nie przekazuję ich podmiotom trzecim w celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z usług Google, takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Google Maps, Google Translate oraz Google Fonts, dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych.
Google LLC uczestniczy w programie EU–U.S. Data Privacy Framework. Oznacza to, że przekazywanie danych do tego podmiotu może odbywać się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych dla certyfikowanych podmiotów z USA. W przypadkach, w których dany transfer nie byłby objęty tą decyzją, Google może stosować inne odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne.
8. Jak długo przechowuję dane
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane z formularza kontaktowego, e-maila lub rozmowy telefonicznej | Do czasu zakończenia sprawy, której dotyczył kontakt, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń |
| Dane związane z rezerwacją, wykonaniem usługi i obsługą klienta | Przez okres niezbędny do realizacji usługi, a następnie przez czas wynikający z terminów przedawnienia roszczeń |
| Dane z ankiety lub wywiadu przed usługą, w tym dane dotyczące zdrowia | Przez okres wykonywania usług dla danego klienta oraz do 3 lat po ostatniej wizycie (termin przedawnienia roszczeń z umów o świadczenie usług), chyba że przepisy szczególne wymagają dłuższego przechowywania |
| Dane księgowe i fakturowe | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi — co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego |
| Logi serwera i dane techniczne | Co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa lub dochodzenia roszczeń |
| Dane analityczne Google Analytics | Zgodnie z ustawieniami retencji w Google Analytics — w standardowej usłudze GA4 do 14 miesięcy |
| Informacja o zgodzie lub odmowie zgody na cookies | Przez 30 dni, po czym banner może pojawić się ponownie |
9. Twoje prawa
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych — możesz zapytać, czy przetwarzam Twoje dane i otrzymać ich kopię.
- Prawo do sprostowania danych — możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych lub nieaktualnych danych.
- Prawo do usunięcia danych — możesz poprosić o usunięcie danych, jeżeli nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz poprosić o czasowe wstrzymanie wybranych operacji na danych.
- Prawo do przenoszenia danych — w przypadkach przewidzianych przez RODO możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
- Prawo do sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartemu na moim prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo do wycofania zgody — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli taka decyzja wywoływałaby wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływała.
Aby skorzystać z powyższych praw, wyślij wiadomość na adres: biuro@soulmelody.pl. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby, zgodnie z RODO, termin odpowiedzi może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.
Przed realizacją żądania mogę poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.
Jeśli uważasz, że przetwarzam Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Narzędzia analityczne mogą pomagać w tworzeniu zbiorczych statystyk odwiedzin strony, ale nie służą do podejmowania indywidualnych decyzji wobec użytkowników.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosuję środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Strona działa z użyciem protokołu HTTPS, co oznacza szyfrowanie transmisji między Twoją przeglądarką a serwerem.
Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych zadań. Regularnie aktualizuję oprogramowanie strony i korzystam z zabezpieczeń po stronie hostingu.
Mimo stosowania środków ostrożności nie można zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa danych w internecie, dlatego w formularzach nie należy przekazywać informacji, które nie są potrzebne do kontaktu lub realizacji usługi.
12. Zmiany polityki prywatności
Niniejsza polityka może być aktualizowana w razie zmian na stronie, w stosowanych narzędziach, sposobach przetwarzania danych lub przepisach prawa. O istotnych zmianach poinformuję przez komunikat na stronie albo w inny odpowiedni sposób. Datę ostatniej aktualizacji znajdziesz w nagłówku dokumentu.